Кейс Мессе Мюнхен: как избавить менеджеров от бумажной рутины и навести порядок в продажах выставочных площадей

С чем пришли

Специфика выставочного бизнеса такая, что у менеджеров отдела продаж постоянно крутится несколько вещей одновременно: клиенты, стенды, брони, документы, статусы оплат. Когда инструменты для этого не выстроены — время уходит не на продажи, а на операционную возню.

Когда к нам обратился Мессе Мюнхен, картина была именно такой.

Больше половины рабочего дня менеджеры тратили на подготовку отчётных документов для отдела реализации. Каждый раз вручную, каждый раз по-новому. При этом у руководства не было нормальной картины по загрузке выставочных площадей и выполнению плана — данные были, но собирать их в понятный вид было отдельной задачей.

Параллельно существовала другая проблема: CRM и 1С работали независимо друг от друга. Чтобы провести оплату или оформить документы по заказу, сотрудник открывал обе системы и вносил данные дважды. Информация между ними не синхронизировалась — это не только съедало время, но и регулярно приводило к потере данных, важных для аналитики.

Клиентская база за это время успела обрасти дублями и стала трудночитаемой — понять реальную историю работы с конкретным клиентом было непросто.

Статус заказа — оплачен ли он, подписаны ли документы — узнавали через запросы между отделами. Ответ мог прийти через день, а мог через три.

Решение ITREVOLUTION:

Мы начали с того, что разобрались в реальных процессах: как проходит сделка от первого обращения до подписанного акта, где возникают задержки, что делается вручную, а что можно убрать.
Воронки продаж в amoCRM перестроили под логику выставочного бизнеса — с учётом этапов бронирования площадей, согласования условий и документального сопровождения. Стало понятно, на каком этапе находится каждая сделка и что нужно сделать дальше.
Все источники заявок подключили к CRM с автоматической проверкой на дубли и распределением по менеджерам. Руководитель отдела перестал быть «диспетчером» — система сама маршрутизирует входящие обращения.
Главная техническая часть — интеграция amoCRM и 1С. Теперь информация об оплатах, статусах документов и заказах передаётся между системами автоматически. Менеджер видит актуальный статус оплаты прямо в карточке клиента — не нужно открывать 1С или уточнять у коллег.

Что получилось:

Время на документооборот сократилось на 45%. Менеджеры перестали тратить на это полдня — высвободившееся время ушло на работу с клиентами.
Руководство в любой момент видит загрузку выставки и свободные стенды — без ручной сводки и ожидания отчёта.
Статусы оплат обновляются автоматически, менеджеры работают только с актуальными задачами.
Клиентская база стала чистой: дубли устранены, история заказов и коммуникаций по каждому клиенту — в одном месте.
Первичная обработка заявок ускорилась на 25% — за счёт автоматического распределения между сотрудниками.