Skip to main content

Электронный архив документов — порядок, который работает

Мы в ITREVOLUTION занимаемся электронными архивами уже много лет — и за это время успели поработать с компаниями самых разных масштабов: от небольших региональных офисов до торговых сетей с сотнями филиалов. Если коротко: проблемы у всех похожие, а вот последствия промедления — очень разные.

Наша система — это не просто «место для хранения файлов». Это живой инструмент, который берёт на себя учёт, контроль сроков, приём и передачу документов, интеграцию с вашими текущими программами — и при этом полностью соответствует требованиям Росархива.

С чем к нам обычно приходят

Честно говоря, большинство компаний узнают о том, что у них «проблемы с архивом», только когда приходит проверка. Или когда срочно нужен договор трёхлетней давности, а найти его невозможно — он то ли в бумажной папке, то ли на флешке у уволившегося сотрудника, то ли вообще в почте.

Вот что чаще всего описывают наши клиенты до начала работы с нами:

  • Документы хранятся везде и нигде: часть в шкафах, часть на серверах, часть в личных папках сотрудников — и никакой системы.
  • Поиск нужного договора или акта занимает не минуты, а часы. Иногда — дни.
  • При передаче дел между отделами документы теряются или дублируются.
  • Сроки хранения никто не отслеживает — одни бумаги хранятся вечно, другие уничтожаются раньше времени.
  • Перед проверкой контролирующих органов начинается настоящий аврал.
  • Удаленный доступ к документам — вообще из области фантастики.
  • Высокие затраты на бумагу, печать и физическое хранение.
  • Неэффективное использование информации — архив существует, но работать с ним невозможно.

Что делает ITREVOLUTION

Мы не продаем коробочный продукт. Мы внедряем систему под конкретную компанию — с учётом структуры, видов документов, действующих процессов и требований законодательства. Все это делается под ключ: от аудита до запуска и обучения сотрудников.

Что входит в работу:

  • Аудит текущего документооборота — смотрим, что есть, где лежит, что нарушено.
  • Разработка структуры электронного архива под вашу организацию.
  • Оцифровка и структурирование бумажных документов (если нужно).
  • Настройка системы: приём, учёт, передача, комплектование архивных дел.
  • Интеграция с 1С, ERP, SAP, СЭД и другими программами, которые уже используются.
  • Настройка прав доступа — кто и что видит.
  • Автоматический контроль сроков хранения и уведомления об их истечении.
  • Техническая поддержка после запуска.

Результаты которые вы получите

Мы не любим обещать абстрактные «улучшения». Поэтому — конкретика:

Поиск любого документа — от нескольких секунд до пары минут, а не часов.
Затраты на хранение и обработку документов снижаются в среднем на 40–50%.
Архив полностью готов к проверкам — без авралов и ночных посиделок перед визитом инспекторов.
Сотрудники работают с документами из любой точки через защищённый доступ.
Никаких потерь при передаче дел между отделами или при смене сотрудников.
Все сроки хранения под контролем — система сама напомнит, когда документ можно уничтожить.

Наши партнеры

    Остановите хаос в документах!
    Создайте электронный архив с гарантией для проверок

      Реальный пример: торговая сеть с 80 филиалами

      К нам обратилась компания с разветвлённой розничной сетью. Ситуация типичная: архив занимал несколько помещений, бумаги никак не систематизированы, найти нужный договор — целое приключение. Когда пришла проверка Росархива, менеджеры буквально не могли предоставить документы в разумные сроки.

      Что сделали:

      • Провели полный аудит документооборота, разбили документы по категориям и срокам хранения.
      • Оцифровали 120 000 бумажных дел — структурировали, разложили по видам.
      • Создали электронный архив с интеграцией в 1С и корпоративную ERP-систему.
      • Настроили электронный прием, передачу и комплектование документов между филиалами.
      • Провели обучение для сотрудников, прописали внутренние регламенты.

      Результат:

      Поиск документа — 2 минуты вместо 2 часов.
      Экономия на бумаге и физическом хранении — более 300 000 ₽ в год.
      Следующая проверка Росархива прошла без единого замечания.
      Все 80 филиалов работают с документами через единый защищённый доступ.
      Примеры автоматизации бизнес-процессов

      Тибурон

      Настройка amoCRM под ключ для центра маркетинговых исследований

      Мы полностью настроили amoCRM для клиента:

      Результат: ускорение обработки заявок, прозрачная работа команды и рост эффективности продаж.

      Посмотреть кейс

      Fightrepublic

      Внедрение amoCRM для клуба боевых искусств

      Проблема: старая CRM не справлялась с большим количеством услуг и работой с B2C и B2B клиентами.

      Результат: система полностью закрывает все потребности — от первичных обращений до повторных продаж, позволяя эффективно управлять базой клиентов и коммуникациями.

      Посмотреть кейс

      Монтранс

      Интеграция amoCRM и 1С для бизнеса по автоматизации автопарков

      Проблема: клиент использовал amoCRM и 1С одновременно, что создавало лишние шаги, ошибки и сопротивление менеджеров работе с CRM.

      Решение: мы настроили интеграцию amoCRM ↔ 1С, чтобы из CRM можно было:

      Результат: работа менеджеров стала полностью из одного окна CRM, снята большая часть рутины, что уже в первый месяц увеличило продажи на 16%.

      Посмотреть кейс

      МосЭкоКлин

      Интеллектуальная маршрутизация звонков в amoCRM для сервиса по чистке кондиционеров

      CRM-система настроена «под ключ» и интегрирована с телефонией. Она доработана с учётом защиты от злоупотреблений сотрудников: менеджеры входят в учетные записи Windows, запускают софтфон и браузер и сразу начинают работу, не имея доступа к паролям.

      Посмотреть кейс
      Почему выбирают ITREVOLUTION
      Быстрый старт

      Базовое внедрение — от 3 рабочих дней. Мы стараемся встраиваться в текущие процессы, а не ломать их.

      Знание нормативки

      Наши специалисты хорошо разбираются в требованиях Росархива и профильном законодательстве. Архив, который мы сдаём, готов к проверкам.

      Реальная безопасность данных.

      Шифрование, резервное копирование, разграничение прав — всё настраивается под ваши требования.

      Полный цикл

      От первого разговора до работающей системы и обученных сотрудников — мы ведём проект целиком.

      С какими документами работает система

      Система поддерживает все основные виды документов, с которыми работают российские компании:

      • Договоры, допсоглашения, претензии и судебные документы.
      • Бухгалтерские первичные документы: акты, счета, накладные, УПД.
      • Кадровые документы: приказы, трудовые договоры, личные дела.
      • Техническая документация: регламенты, инструкции, проектные материалы.
      • Транспортные и логистические документы.
      • Внутренние распорядительные документы: приказы, протоколы, служебные записки.
      • Отчётность: бухгалтерская, налоговая, статистическая.
      Оставьте заявку на внедрение электронного архива документов с ITREVOLUTION

      Первая консультация — бесплатно. Если поймём, что ваша задача решается иначе — честно об этом скажем.